etica y buen gobierno

Introducción

El Código de Ética y Buen gobierno es el documento que establece las normas de comportamiento deseable de los colaboradores, los pacientes, los profesionales de la salud, los contratistas y proveedores, los asesores y las directivas y un estilo de direccionamiento transparente, que conducen a establecer un ambiente de confianza y credibilidad entre los miembros de Clínica la Ermita de Cartagena.

Está conformado por los principios, valores y directrices que todo colaborador debe tener presente al desempeñar sus funciones, orientadas hacia el logro de una gestión integral y eficiente, enfocado en la prevención y detección de conductas que vayan en contra de las normas internas y externas, su finalidad es incentivar a actuar con transparencia siempre, a llevar un comportamiento ético con sentido de humanidad, respeto y profundo amor por los pacientes, con una clara orientación hacia el cumplimiento de los objetivos de Clínica la Ermita de Cartagena y la normativa emitida por los entes de control.

1. Objetivo

Orientar y regular las actuaciones y comportamientos del personal interno y externo de Clínica la Ermita de Cartagena, determinado con el propósito de generar cultura institucional, basada en principios, valores, políticas y procedimientos, encaminados a fortalecer las relaciones armónicas tanto al interior como al exterior de la Institución, asegurando una adecuada administración de los recursos y control de la gestión que le den valor y sentido a la misión de la Institución.

2. Alcance

Aplica para todos los colaboradores, los pacientes, Profesionales de Salud, contratistas y proveedores, los asesores y las directivas de Clínica la Ermita de Cartagena, implementando las directrices para garantizar una gestión eficiente integra y transparencia en la compañía.

3. Definiciones

• Código de ética y buen gobierno: Es el documento que recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos hacia el ente estatal.
• UIAF: Unidad de información y análisis financiero de la república de Colombia.

4. Documentos de referencia

• Circular Externa 009 de abril de 2016.
• Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud.
• Ley 190 de 1995 artículo 42.
• Ley 526 de 1999.
• Ley 599 de 2000.
• Ley 1010/2006.
• Ley 43 de 1990 numeral 5 del artículo 26.
• Ley 1474/11 artículo 7.

4.1 Documentos del sistema de gestión documental

• D-GC-001 Política de Calidad.
• D-SPAC-002 Política de seguridad del paciente.
• D-INF-001 Política De Seguridad Informática.
• D-AMB-001 Política ambiental.
• D-SST-002 Política de seguridad y salud en el trabajo.
• D-CON-002 Política para el uso de tarjetas de crédito manejo y transacciones en efectivo.
• D-GRI-001 Política de Gestión de Riesgos.

5. Descripción · 5.1 La ética desde el direccionamiento estratégico

El planteamiento ético en Clínica la Ermita de Cartagena, inicia en la declaración de los componentes estratégicos.

Políticas

A través de las políticas, se establecen los compromisos de la Clínica y cada colaborador con la calidad y el mejoramiento continuo, la seguridad del paciente, la gestión del riesgo, la atención humanizada, la gestión responsable de la tecnología y del medio ambiente.

Política de Calidad

Garantizar a cada paciente de manera oportuna la prestación de servicio, con excelencia, de la mano con los avances de la ciencia de la salud, en compañía de sus familias, respetando el marco legal, creencias, con óptimas relaciones con los pacientes, aliados estratégicos, entes de control y comunidad en general. Haciendo uso racional de los recursos, garantizando la rentabilidad de la institución y la satisfacción de nuestros usuarios.

Política de Seguridad del paciente

Clínica la Ermita de Cartagena se compromete a trabajar por la seguridad del paciente en un ambiente optimo, disponiendo de todos sus recursos físicos y humanos; promoviendo entre los usuarios, sus familias y colaboradores la cultura de autocuidado; realizando actividades de prevención y gestionando los incidentes y eventos adversos que se identifiquen durante el proceso de atención.

Política de Comunicación e información

Clínica la Ermita de Cartagena establece comunicación e información efectiva y oportuna entre colaboradores, aliados estratégicos, usuarios y sus familias con respeto, amabilidad, transparencia, seguridad y veracidad; usando los medios de comunicación escritos, orales y sistemas de información autorizados, que contribuyen a la satisfacción del receptor, al trabajo colaborativo y al reconocimiento institucional.

Política de Humanización

Clínica la Ermita de Cartagena asegura una atención especial, ética, cálida y humana a nuestros usuarios y sus familias respetando sus derechos y creencias, garantizando la igualdad, el cuidado y trato afectuoso durante su estancia.

Política Ambiental

Clínica la Ermita de Cartagena realiza intervención de los riesgos del medio ambiente originados en la prestación del servicio, a través del uso racional de los recursos (Luz y Agua), promocionando el reciclaje y la adecuada gestión de residuos, con el fin de alcanzar el desarrollo sostenible de la institución.

Política de Seguridad y salud en el trabajo

Clínica la Ermita de Cartagena brinda a sus colaboradores condiciones laborales óptimas, mediante programas orientados a la prevención y control de accidentes laborales y de enfermedades profesionales, minimizando los riesgos en salud ocupacional, para alcanzar los objetivos organizacionales.

Política gestión del Talento humano

En Clínica la Ermita de Cartagena el talento humano es fundamental para garantizar el sostenimiento y crecimiento de la institución; por ellos, brinda a sus colaboradores programas para fortalecer sus competencias, el reconocimiento de generación de ideas y el empoderamiento de sus responsabilidades, en un ambiente organizacional satisfactorio garantizando el sentido de pertenencia y una cultura de bienestar institucional.

Política Financiera

Clínica la Ermita de Cartagena genera rentabilidad financiera que permiten cubrir las obligaciones adquiridas para su operación y sostenibilidad; contando con un sistema de costo por actividad que contribuye a la toma de decisiones y a las buenas relaciones con los aliados estratégicos, garantizando flujo de caja y sostenibilidad económica.

Política de buen trato y no agresión

Clínica la Ermita de Cartagena crea un ambiente de cordialidad y seguridad a sus colaboradores, usuarios y sus familias brindando pautas de comportamiento que no permitan ningún tipo de agresión física o verbal dentro de las instalaciones, garantizando un espacio de respeto y armonía.

Política de reúso de dispositivos médicos

Clínica la Ermita de Cartagena garantiza durante el proceso de atención el uso de dispositivos médicos, acorde a recomendaciones del fabricante, contando con una central de esterilización para la asepsia y desinfección de los dispositivos que permitan ser reusados de acuerdo a sus características técnicas, evitando el riesgo de infecciones nosocomiales.

Política de uso racional de antibióticos

Clínica la Ermita de Cartagena se gestiona el uso pertinente y racional de los antibióticos, en un contexto clínico basado en la evidencia, con el fin de minimizar la resistencia microbiana, contribuyendo con ello a mejorar resultados de impacto en salud.

Política para el manejo de efectivo y tarjetas de crédito

Clínica la Ermita de Cartagena con el fin de garantizar el correcto uso de dinero en efectivo y tarjetas de crédito, establece en esta política el monto máximo para recepción o pago por día a nombre de un mismo cliente/proveedor/tercero de $5.000.000 y monto máximo de $25.000.000 para pago o recepción durante un mismo mes a nombre de un mismo tercero, garantizando el cumplimiento de las disposiciones dadas en circulares externas por la autoridad competente.

Política para vinculación de clientes y red de prestadores

Clínica la Ermita de Cartagena para asegurar el conocimiento de los principales riesgos que afronta la entidad, relacionados con SARLAFT, instaura los lineamientos y procedimientos para la vinculación de clientes y la gestión de la red de prestadores en el marco de esta política, la cual es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, la mitigación de riesgos financieros y operativos, la preservación de la reputación, la protección de la salud pública y el compromiso con la responsabilidad corporativa y los estándares internacionales, contribuyendo a la seguridad y sostenibilidad de la organización en un entorno cada vez más regulado y riesgoso.

Política para vinculación de proveedores

Para Clínica la Ermita de Cartagena es importante identificar y establecer los lineamientos y controles de vinculación de proveedores y contratistas como a su vez garantizar el sistema de gestión de riesgo de lavado de activos y la seguridad de la información para proteger y garantizar el aseguramiento de los principios de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, minimizando los riesgos asociados a la vinculación y actualización de Proveedores/terceros que presten servicios a la compañía; esta política establece lineamientos en la vinculación y actualización cumpliendo a cabalidad del sistema de gestión de riesgo y lavado de activos.

Política de suministros médicos entregados por entes de control

Clínica la Ermita de Cartagena está enfocada en el bienestar integral del paciente por lo que se compromete a realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos entregados por los entes de control, de igual manera validar que cumpla todas sus características y especificaciones técnicas para una correcta prestación a los pacientes, con el fin de garantizar el derecho de acceso a la salud y suministros médicos de manera oportuna, eficaz y de calidad, dando cumplimiento a los tratamientos establecidos por los especialistas de nuestra institución; destinados a un paciente específico bajo una cantidad específica.

Política de Gestión de Riesgo

La gestión de riesgos proporciona una alta severidad para identificar las posibles oportunidades o amenazas que hacen parte de la operación diaria y selecciona entre las posibles alternativas de respuesta a las amenazas o a las oportunidades, la más viable y efectiva para alcanzar los resultados esperados.

Valores Institucionales

Principios éticos

5.2 Prácticas de negocio

Definir unas reglas de comportamiento claras frente a asuntos que impactan la gestión de Clínica la Ermita de Cartagena son necesarias para garantizar la coherencia de nuestras actividades y resultados en todos los niveles de la compañía.

Seguridad y Salud en el trabajo

Clínica la Ermita de Cartagena, en sus actividades de atención de servicios en salud especializados en las unidades donde opera, reconoce la importancia del talento humano para lograr un servicio oportuno y se compromete desde el más alto nivel de la organización en:

• Implementar, mantener y garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Preservar la seguridad y salud de los trabajadores desarrollando actividades de promoción y protección de la salud.
• Promover una cultura de bienestar, autocuidado y seguridad entre sus empleados propios, contratistas, visitantes y demás partes interesadas.
• Identificar los peligros y valorar los riesgos que permitan fomentar ambientes de trabajos seguros para prevenir accidentes y enfermedades laborales.
• Garantizar el cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Clínica la Ermita de Cartagena direcciona los recursos financieros, humanos, técnicos y tecnológicos, para la mejora continua del SG-SST de la empresa.

La presente política será revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con los cambios y en cumplimento a la normatividad vigente en materia de Seguridad y salud en el trabajo.

La política será difundida al COPASST, a sus colaboradores en todos los niveles y partes interesadas, generando interacción y compromiso en el cumplimiento de la misma.

Esta política tiene alcance sobre todos los centros de trabajo y todos los colaboradores, independiente de su modalidad de contratación o vinculación, incluyendo a contratistas y subcontratistas.

Prevención del acoso laboral

Declaramos un compromiso por el respeto y la dignidad de nuestros colaboradores, previniendo expresiones y conductas hostiles en las diferentes relaciones laborales, promoviendo el buen trato y un ambiente de trabajo libre de conductas ofensivas.

Uso de los recursos

Todos somos responsables del uso adecuado y eficiente de los recursos, los activos y los bienes tangibles e intangibles asignados para la ejecución de nuestras labores. Nos comprometemos a no utilizarlos en beneficio propio y en detrimento de la compañía.

No se podrán usar los equipos, sistemas o servicios de las Compañía de manera inapropiada o para algún propósito que viole la ley, los procedimientos internos o ponga en riesgo la reputación de la compañía o de terceros.

Conflicto de intereses

Privilegiamos el interés común sobre los intereses particulares. No comprometemos la integridad de nuestras acciones por obtener beneficios propios.

Consideramos un conflicto de interés cuando se presentan situaciones en las que las actividades o intereses personales del accionista, directivo, colaborador o de personas vinculadas con la compañía, pueden interferir en su independencia para tomar decisiones laborales o comerciales, ya sea por acceso a información privilegiada, por vínculos económicos, por capacidad de influencia en la decisión, entre otras.

Se consideran personas vinculadas con el colaborador:

• Su cónyuge, los ascendientes o descendientes hasta un quinto grado de consanguinidad y afinidad.
• Las sociedades en las que el colaborador, o cualquiera de las personas mencionadas anteriormente, tenga o ejerza el control, o cuente con la capacidad de nombrar la mayoría de la composición de sus órganos de administración.

Toda situación que genere conflicto de interés debe ser reportada a su superior jerárquico y/o a través de la Línea de ética, para aplicar los lineamientos y recomendaciones que el comité de Ética le indique.

En caso en que se evidencie un posible caso de conflicto de interés entre una persona, director, empleado, parte interesada externa u otro con la organización, se llevará a cabo ante el Comité de Ética, para que este autorice o deniegue la celebración de cualquier acto y/o contrato, luego de rectificar que existe o no existe, conflicto de interés entre las partes.

Cumplimiento de la Ley

Cumplimos con las leyes que regulan la industria donde operamos, las políticas internas, el reglamento interno y los contextos en los cuales desarrollamos nuestra actividad empresarial, procurando que aquellos con quienes nos relacionamos igualmente las cumplan. Su violación puede derivar en sanciones y la materialización de riesgos reputacionales o legales que afectan nuestro buen nombre.

Regalos, atenciones y hospitalidades

Como política de Clínica la Ermita de Cartagena, los directivos, funcionarios y colaboradores no podrán dar, ofrecer, o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en Clínica la Ermita de Cartagena que pueden influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.

Esta política busca regular las relaciones con:

• Socios comerciales existentes o potenciales.
• Proveedores, vendedores, contratistas, médicos, clientes, competidores, reguladores y funcionarios del gobierno.

Esta política no aplica a:

• Regalos internos entre los empleados de Clínica la Ermita de Cartagena y sus subordinadas.
• Los artículos promocionales de valor modesto.
• Llevar impreso el logotipo de la empresa (material publicitario).
• Ejemplos: bolígrafos, agendas, cuadernillos, tazas y camisetas.

En general, en todos los casos, para la recepción u otorgamiento de regalos, atenciones y hospitalidades deben analizarse los siguientes aspectos:

• ¿Está directamente relacionado con una actividad promocional y es moderado?
• ¿Es razonable, consistente con la costumbre, apropiado en naturaleza y valor con la ocasión en la que es ofrecido, y con la posición y circunstancias del receptor en el contexto (tales como regalos de naturaleza promocional que se encuentren identificados con el nombre de una marca, servicio o producto de una organización)?
• ¿Está permitido por la ley colombiana y de cada país donde la actividad ocurre, y por la reglamentación interna?
• ¿Ha sido recibido u otorgado de manera transparente, sin esfuerzo de esconder y estar en concordancia con las prácticas comerciales habituales?
• ¿No hay una probabilidad razonable de ser considerado de alguna manera o tener la apariencia de soborno, un pago de facilitación o un pago impropio?

Cualquier regalo o atención que no cumpla con los criterios enunciados deberá ser devuelto junto con una comunicación formal en la que se expliquen los motivos de la no aceptación.

Todos los regalos recibidos bajo los parámetros previamente establecidos y que superen el rango de 1 SMLMV deberán ser redireccionados a la Dirección de Recursos Humanos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, con el fin de ser utilizados como incentivos que sean sorteados según los criterios y momentos definidos por el representante legal entre el total de empleados de la Compañía.

En todos los casos está prohibido la recepción u otorgamiento de regalos, atenciones, hospitalidades u otros beneficios cuando:

• Ocurra para influir en cualquier tipo de decisión o para obtener una ventaja inapropiada. Genere un sentido de obligación o compromiso en el receptor.
• Sea lujoso, excesivo o frecuente.
• Sea ofrecido o dado a miembros de la familia de un trabajador, contratista, socio, aliado, cliente o proveedor.
• Supere en dinero lo correspondiente a un salario mínimo mensual legal vigente (1 SMMLV).
• Sea solicitado por un colaborador para direccionar un beneficio o ventaja, o dado a alguien que ofrece un beneficio o ventaja a la compañía.
• Sea solicitado o entregado a un colaborador a cambio de cumplir con una obligación que legal o funcionalmente le corresponda.

Políticas para propender una gestión y comportamiento ético

Relaciones éticas del personal de la salud y el paciente

• El personal de la salud dispensará los beneficios de las ciencias de la salud a toda persona que los necesite, sin más limitaciones que las expresamente señaladas en la Ley.

La relación entre el personal asistencial-paciente se cumple en los siguientes casos:

• Por decisión voluntaria y espontánea de ambas partes.
• Por acción unilateral del médico y equipo paramédico, en caso de urgencia vital.
• Por solicitud de terceras personas en los casos en que el paciente no tenga capacidad para tomar la decisión como el caso de los menores de edad o los mentalmente impedidos, según lo contemplado en la ley.
• Por haber adquirido el compromiso de atender pacientes que están a cargo de la Clínica.
• El personal asistencial rehusará la prestación de sus servicios para actos que sean contrarios a la moral, y cuando existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio de la profesión.
• El personal de la salud que ejerce su profesión en la Clínica, podrá excusarse de continuar la prestación de los servicios cuando el enfermo mentalmente capaz rehúse cumplir las indicaciones prescritas. De tal situación dejará registro en la Historia clínica con las firmas del grupo interdisciplinario tratante.
• El personal de la Clínica respetará la libertad del paciente mentalmente capaz y/o su familia para prescindir de sus servicios. En todos los casos el enfermo y/o su familia deberá dejar constancia de tal solicitud en la Historia clínica.
• El personal de la salud dedicará al paciente el tiempo necesario para hacer una evaluación adecuada de su salud e indicar los exámenes indispensables para precisar el diagnóstico, prescribir la terapéutica correspondiente, establecer las acciones terapéuticas y de rehabilitación necesaria y determinada acorde a los conocimientos actuales de las ciencias de la salud para su patología.
• La actitud de los colaboradores y terceros, en los diferentes servicios, ante el paciente será siempre de apoyo. El personal asistencial evitará todo comentario que despierte su preocupación, y no hará pronósticos de la enfermedad sin las suficientes bases científicas. En todo momento mantendrá informado al paciente su real situación de salud y en consenso con este informará a su familia de las situaciones pertinentes de su estado.
• El personal asistencial solamente empleará medios diagnósticos o terapéuticos debidamente aceptados por las instituciones científicas legalmente reconocidas.
• El personal asistencial usará los métodos y medicamentos a su disposición o alcance, mientras subsista la esperanza de aliviar o curar la enfermedad. Cuando exista diagnóstico de muerte cerebral, no es su obligación mantener el funcionamiento de otros órganos o aparatos por medios artificiales.
• El personal asistencial no intervendrá quirúrgicamente a menores de edad, a personas en estado de inconsciencia o mentalmente incapaces, sin la previa autorización de sus padres, tutores o allegados, a menos que la urgencia del caso exija una intervención inmediata, en cuyo caso dejará constancia en la Historia clínica.
• El personal asistencial no expondrá a su paciente a riesgos injustificados. Pedirá su consentimiento para aplicar los tratamientos médicos, y quirúrgicos que considere indispensables y que puedan afectarlo física o síquicamente, salvo en los casos en que ello no fuere posible, y le explicará al paciente o a sus responsables de tales consecuencias anticipadamente, dejando constancia de ello en la Historia clínica.
• En toda actuación el personal asistencial cuidará a sus pacientes, ateniéndose a su condición humana. No utilizará sus conocimientos contra las leyes de la humanidad y en ninguna circunstancia le es permitido emplear métodos que disminuyan la resistencia física y la capacidad mental de un ser humano en forma definitiva, si ello no está condicionado por una indicación terapéutica o profiláctica muy precisa, siendo en estos casos convenientes obtener la aprobación de una Junta Médica.
• La cronicidad o incurabilidad de la enfermedad no constituye motivo para que el personal asistencial prive de asistencia a un paciente.
• Cuando la evolución de la enfermedad así lo requiera, el médico tratante podrá solicitar el concurso de otros colegas en Junta Médica, con el objeto de discutir el caso del paciente confiado a su asistencia.
• El personal asistencial no prestará sus servicios profesionales a personas de su familia o que de él dependan, en casos de enfermedad grave o toxicomanía, solicitarán y recibirán el apoyo del personal de la Clínica, quienes tratarán a sus colegas o su familia con la deferencia y respeto que se le debe prodigar a cualquier paciente en la institución. En este caso se hará especial énfasis en el secreto profesional y el respeto a la intimidad.
• La expedición del certificado médico debe considerar que éste es un documento destinado a acreditar el nacimiento, el estado de salud, el tratamiento prescrito o el fallecimiento de una persona. Su expedición implica responsabilidad legal y moral para el médico.
• El personal asistencial no podrá percibir honorarios, ni prebendas de los pacientes que atienda en la Clínica.
• El personal asistencial no aprovechará su vinculación con la Clínica para indicar al paciente a que utilice sus servicios en el ejercicio privado de su profesión.

Comportamiento ético en el manejo de la información y el uso de los bienes

Los colaboradores de Clínica la Ermita de Cartagena deberán cumplir y aplicar las siguientes conductas éticas, en su comportamiento con el manejo de la información y el uso de los bienes.

Toda la información que manejamos en Clínica la Ermita de Cartagena debe ser tratada bajo los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, cumpliendo con los lineamientos de la Política Interna de Seguridad de la Información.

Información confidencial

Información Confidencial o Privilegiada está asociada a aquella información propiedad de la compañía, que no es pública y no está expresamente disponible para terceros.

La información suministrada por pacientes, clientes, empleados, asesores y proveedores se protege siguiendo los más altos estándares de confidencialidad y la normatividad vigente, y sólo se entrega a terceros por requerimientos legales o como parte de la prestación del servicio acordado haciendo extensivas las cláusulas de confidencialidad.

Los empleados y asesores debemos hacer uso adecuado, prudente y reservado de la información, absteniéndonos de su tratamiento indebido, impertinente y no autorizado.

Los sistemas de tecnología se gestionan guardando las mejores prácticas de protección de los datos almacenados y garantizando la calidad de la información.

Información financiera

La Clínica mantendrá un sistema de controles internos para proveer garantías razonables de que todas las transacciones se efectúan de manera reglamentaria y estarán documentadas para soportar las negociaciones y los bienes de la Clínica.

Las leyes y las regulaciones requieren que la Clínica presente informes y de cuenta del resultado de su gestión, gastos de operación y estadísticas, entre otros. El cumplimiento de esas exigencias es fundamental, para el buen nombre y operación de la Clínica, por tanto, es de obligatorio cumplimiento el reporte y entrega oportuna de la información a los entes reguladores.

Información al Público

Reconocemos que todos somos responsables de la información pública y el buen nombre de Clínica la Ermita de Cartagena, por lo tanto, ningún empleado, director, contratista o asesor podrá hablar en nombre de ellas, a menos que esté autorizado.

Las publicaciones, artículos o cualquier otro medio de comunicación (virtual o físico) deberá ser autorizado por el Gerente General y deberán conservar los lineamientos corporativos en cuanto a imagen, lenguaje y direccionamiento estratégico.

Nuestra publicidad debe velar por su veracidad, cuidando que no conduzca a interpretaciones erróneas de la promesa de valor de nuestros servicios.

Reporte de Gestión

La información correspondiente al desempeño financiero y de prácticas ambientales, sociales y de gobierno corporativo de Clínica la Ermita de Cartagena se revelará con oportunidad, veracidad y equilibrio pertinente.

Uso de Bienes

Todos los colaboradores son responsables por el uso adecuado de los bienes de la Clínica. Estos bienes se deben utilizar y mantener con el mayor cuidado posible, evitando desperdicio y abuso.

• Se prohíbe el uso del tiempo, del material y de las facilidades de la para cualquier propósito que no esté directamente relacionado con asuntos de la Clínica. También está prohibido remover o tomar prestados bienes de propiedad de la Clínica sin obtener permiso previo.
• Todos los sistemas de comunicación, incluyendo el correo electrónico, acceso a Internet, teléfonos y contestadores, son propiedad de la Clínica y se deben utilizar primordialmente para la realización eficaz de las tareas encomendadas durante su permanencia y en beneficio del paciente, de acuerdo con los reglamentos y las normas para comunicaciones electrónicas.
• Los usuarios de sistemas computarizados y teléfonos no deben esperar privacidad para cualquier artículo que hayan creado, guardado, enviado, o recibido en la computadora o por teléfono. La Clínica se reserva su derecho a monitorear u obtener acceso al uso y al contenido de las comunicaciones según los lineamientos y procedimientos.
• La protección de los bienes de la Clínica es responsabilidad de todos, además de cuidarlos, los aprovecharán al máximo posible, en orden al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Estos bienes, y los equipos y elementos de trabajo, no se utilizarán para fines distintos a la función a la que fueron asignados, se velará por su conservación, informando diligentemente de los riesgos, daños o pérdidas que se presenten.

Medios y Redes Sociales

La difusión de información en las redes sociales o creación de sitios en la web a nombre de Clínica la Ermita de Cartagena solo se podrá hacer conforme las pautas establecidas para comunicaciones externas e internas. Si algún empleado requiere utilizar las redes sociales con fines asociados a Clínica la Ermita de Cartagena, deberán identificarse apropiadamente y contar con previa autorización, siguiendo los siguientes parámetros:

• La publicación debe estar alineada con los principios y valores de Clínica la Ermita de Cartagena.
• Debe garantizarse el cumplimiento de los lineamientos sobre el manejo de Información Confidencial y Privilegiada.
• No podrán ofrecerse productos o servicios no autorizados por Clínica la Ermita de Cartagena, ni crearse falsas expectativas sobre servicios existentes.
• Debe haber respeto en la manera como se expresan las ideas y en ningún caso referirse en términos que violen los lineamientos del Código de Ética y Buen Gobierno.

Desarrollo de investigaciones y propiedad intelectual

Los colaboradores se atendrán a las disposiciones legales vigentes en el país y a las recomendaciones de la Asociación Médica Mundial, con relación a los siguientes temas:

• Investigación biomédica en general.
• Investigación terapéutica en humanos; aplicación de nuevas tecnologías, tanto con fines de diagnósticos, o bien con fines terapéuticos y utilización de placebos.
• Donación y trasplante de órganos.
• Utilización de sangre, plasma y otros tejidos.
• Diagnóstico de la muerte.
• Solicitud y práctica de necropsias.
• Planificación familiar.
• Aborto.
• Esterilización humana.
• Los demás temas de que se ocupen las disposiciones legales vigentes.
• Para que una investigación sea aprobada se deberán surtir los trámites correspondientes en el comité ético institucional y se considera falta a la ética el que se realice cualquier investigación sin el aval de dicho comité y la aprobación final de la dirección de la Clínica.
• Cuando los profesionales de la Clínica, desarrollen trabajos o documentos al interior de la institución se identificarán con los nombres de sus autores y se respetará su propiedad intelectual, siendo el alcance de este respeto, el que serán documentos de uso exclusivo en la Clínica.
• Cuando se realicen trabajos científicos documentales o de investigación para publicación se exige que la difusión de los mismos solo podrá hacerse por conducto de las publicaciones científicas o académicas correspondientes, previo aval del comité de ética y la dirección y en todos los casos deberá darse los créditos a la Clínica.
• La Clínica se compromete a cumplir con las leyes y las regulaciones para cualquier investigación que eventualmente efectúen los médicos y otro personal profesional. La mala conducta en las investigaciones incluye crear o cambiar resultados o copiar resultados de otras investigaciones sin efectuar la investigación o la prueba entidad. La Clínica protegerá a los pacientes y respetará sus derechos durante investigaciones y pruebas entidades.

Lineamientos para personal de dirección, manejo o confianza

Los cargos directivos (los órganos de Administración de acuerdo a lo establecido en el Código de Buen Gobierno de la IPS), tienen la responsabilidad de brindarle lealtad absoluta y plena. Los colaboradores que ocupen estos cargos deben:

• Comprometerse a no usar su rol, para obtener ganancias personales o ayudar a otros a beneficiarse a expensas de la Clínica. Puede ocurrir un conflicto de interés si las actividades externas o los intereses personales influyen o aparentan influir la capacidad de efectuar decisiones objetivas como parte de las responsabilidades profesionales. Si desea saber si una actividad externa puede ser o aparenta ser un conflicto de interés debe hablar con el Director antes de participar en esta actividad.
• Actuar con integridad, honestidad e imparcialidad, evitando cualquier conflicto, o apariencia de conflicto, entre sus intereses personales y los intereses de la Clínica.

Algunas formas en que puede surgir un conflicto de interés, son:

• Ser contratado por un competidor o competidor potencial, sin importar la naturaleza del trabajo, mientras está vinculado a la Clínica.
• Actuar como asesor de los competidores o competidores potenciales, en asuntos propios del objeto social de a la Clínica estando vinculado a ésta.
• Aceptar regalos, invitaciones, servicios u otros, por parte de proveedores que pretenden realizar negocios con la Clínica.
• Ser propietario, socio, o poseer interés sustancial en una compañía competidora.

Comportamiento ético del colaborador en ejercicio de su labor

• En el ejercicio de sus funciones resulta fundamental el respeto de los derechos humanos. No será excusa el goce de los propios derechos para violentar los derechos de los demás.
• La veracidad, la transparencia en la conducta y la integridad moral son valores básicos de la actuación de los colaboradores y terceros. La Clínica orientará acciones para que se sientan comprometidos con estos principios para contribuir a un mantenimiento institucional altamente competitivo.
• Los colaboradores y terceros desarrollarán su trabajo con rectitud y sentido profesional, con preparación, seriedad, dedicación, compromiso, iniciativa, responsabilidad, buena fe y sentido de pertenencia, prestando servicios de calidad al paciente y haciendo de su trabajo una oportunidad para servir como éste espera ser servido.
• Los colaboradores cumplirán las funciones asignadas para el cargo y se empeñarán constantemente para crear un clima laboral positivo y estimulante, y un decidido interés en contribuir a la excelencia en el cumplimiento de los fines de la Clínica.
• Los colaboradores deben observar reserva profesional sobre los asuntos que han conocido en razón de su oficio y que sean de interés exclusivo de la Clínica. Así mismo, los productos que se elaboren o los resultados de los estudios que se realicen como parte del trabajo, serán propiedad de la Clínica.
• Como manifestación de honestidad y de lealtad, todos los colaboradores deben velar por el buen nombre de la Clínica, dentro y fuera de ella y hacer, con ánimo constructivo, observaciones y sugerencias que permitan elevar la calidad de la prestación de los servicios, corregir posibles errores y, al mismo tiempo, fomentar un clima de comunicación basado en el respeto, la cooperación y el trabajo en equipo.
• Es obligación moral de todos los colaboradores mejorar su rendimiento, capacitarse para el perfeccionamiento de su trabajo y su desarrollo humano integral, contando con sus posibilidades y con los medios que la Clínica está obligada a facilitarle para ese efecto.
• Las relaciones dentro de la institución se basarán en el respeto y la buena fe. No se hará discriminación alguna por razón del género, raza, edad, religión, ideología o procedencia. La lealtad y la consideración mutuas constituyen el fundamento esencial de las relaciones entre los colaboradores de la Clínica.
• Se propenderá por un clima de respeto y armonía en las relaciones entre colegas y compañeros evitando que estas trasciendan el terreno de lo estrictamente profesional.
• Para alcanzar resultados óptimos a nivel personal y corporativo, los colaboradores y terceros pondrán la mayor diligencia en el aprovechamiento de los medios de capacitación y desarrollo humano que la empresa ponga a su disposición, lo cual redundará en la competitividad y en un efectivo logro de los fines de la Clínica.
• La Clínica, sus colaboradores y terceros velarán por la protección de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando todo lo que pueda suponer fraude al Sistema.
• La Clínica, sus colaboradores y terceros velarán por los derechos de los pacientes en su calidad de consumidores de los bienes y servicios prestados, custodiando la protección, promoción, garantía y efectividad de sus derechos en el marco de la Salud y en especial la de los niños, niñas y adolescentes, así como el derecho al acceso a la información libre de reserva.

Comportamiento ético del colaborador y la Clínica en sus relaciones externas

Los colaboradores de Clínica la Ermita de Cartagena, deberán aplicar y cumplir las normas de comportamiento ético en lo pertinentes dentro de la entidad y sus relaciones externas cumpliendo los siguientes principios:

• Las relaciones entre los directivos y colaboradores o terceros, y los pacientes se regirán por el respeto, la correcta actuación profesional y el esfuerzo por cumplir con las expectativas de los usuarios sobre la calidad del servicio.
• Se respetarán los principios éticos de competencia leal en las relaciones comerciales, protegiendo como es debido los intereses de la Clínica, de los pacientes y de la sociedad.
• La competitividad necesaria para los servicios y productos de la entidad se regirá por normas de calidad, veracidad, seguridad y adquisición lícita de información sobre la competencia. No se admitirán prácticas de competencia desleal, ni en favor ni en contra de la Clínica.
• Los colaboradores no aceptarán obsequios o recompensas en dinero o en especie, de proveedores o empresas vinculadas contractualmente a la Clínica o que aspiren a vincularse a ella.
• Es entendible para Clínica la Ermita de Cartagena, que las entidades con las cuales efectuamos negocios pueden ofrecer comisiones, contrapropuestas, descuentos o incentivos. Cualquier pago de esta índole debe ser aprobado por la Dirección de la Clínica, siendo la única autoridad para determinar que es aceptable y usual, y que no se considera una oferta ilegal o inapropiada. Se prohíbe ofrecer, extender, solicitar, o recibir cualquier tipo de soborno o cualquier tipo de pago impropio.
• Los colaboradores deben declinar cortésmente cualquier oferta de dinero de los pacientes, familiares o visitantes y otras personas, que pretendan motivarlo a cambiar los reglamentos o permitir conductas que contravengan las normas corporativas.
• Los colaboradores deben obtener autorización por escrito de la Dirección para entablar relaciones profesionales con cualquier entidad que pueda darle, o aparentar darle, ganancias personales a un colaborador representante de la Clínica.
• Nadie ejecutará actos que pongan en peligro la seguridad y la integridad de los pacientes, familiares, colaboradores y otras personas, ni que atenten contra la moral y las buenas costumbres tales como el acoso sexual u otras ofensas al honor, como lo dicta el sentido común de una persona éticamente íntegra, de un buen compañero, de un empleado honesto y de un buen ciudadano.
• Como ciudadanos, los colaboradores y terceros y la Clínica como entidad, darán ejemplo en la observancia de sus deberes cívicos, sociales y políticos; de participación, solidaridad y colaboración, con espíritu de servicio y de compromiso a la comunidad a la cual pertenece.
• La Clínica y sus colaboradores administrarán las relaciones con los subcontratistas y los proveedores en forma justa y razonable, libre de conflictos de intereses y de acuerdo con todas las leyes aplicables y la práctica de buenas empresas comerciales. La selección de subcontratistas y proveedores se hará de acuerdo a un criterio objetivo que incluye calidad, excelencia técnica, precio, entrega, cumplimiento con los horarios, servicio, y mantenimiento de fuentes adecuadas de suministros. Las decisiones de compra serán tomadas de acuerdo con la capacidad del proveedor para satisfacer las necesidades de la Clínica y no se basan en relaciones personales o en amistad. Se utilizarán los criterios éticos más altos en las prácticas de las empresas comerciales para la selección de fuentes de recursos, negociaciones, determinación de contratos, y en la administración de todas las actividades relacionadas con compras.
• Se permitirá obtener información acerca de otras organizaciones, incluyendo competidores, a través de estrategias de comunicación y benchmarking, avalado por la Dirección.

Principios de responsabilidad social empresarial y responsabilidad frente al medio ambiente

Principios de responsabilidad social

Clínica la Ermita de Cartagena acoge los principios emanados del Pacto Global, iniciativa de la Organización de Naciones Unidas mediante la Política de Responsabilidad Social Empresarial, promoviendo la incorporación de valores y principios universalmente reconocidos a la visión estratégica y a las prácticas empresariales en materia de derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente, anticorrupción y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Compromiso social

Clínica la Ermita de Cartagena en el cumplimiento de su compromiso social como institución prestadora de servicios de salud se compromete a diseñar e implementar acciones encaminadas al desarrollo humano y social de sus colaboradores y clientes.

Credibilidad Institucional

Es deber de los colaboradores y la empresa actuar ética y responsablemente en el cumplimiento de sus funciones, en la prestación de los servicios de salud y validar las acciones, actividades e información que permitan proyectarse como una empresa de credibilidad asegurando la confianza depositada en ella por sus clientes.

Calidad como sinónimo de excelencia

La política de calidad está encaminada a lograr la excelencia en la prestación de servicios y se constituye en un deber para todos los colaboradores participar en la implementación de los sistemas necesarios para hacer una evaluación sistemática de la atención en salud (en los tópicos de accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad), a través de los procesos de seguimiento, evaluación, identificación de problemas y solución de estos, mediante técnicas de auditoría, inspecciones y de autoevaluación para la calificación y mejoramiento de la calidad en la atención en salud.

Derechos Humanos, igualdad y equidad de género

Estamos comprometidos con el respeto de los Derechos Humanos, en mantener un ambiente de trabajo en el que se reconozcan las diferencias y se valore a las personas sin distingo alguno, no somos cómplices de la vulneración ni afectación en las actividades empresariales de las que seamos partícipes.

Somos responsables de mantener un ambiente libre de discriminación. Damos igualdad de calificación profesional entre mujer y hombre para ocupar los mismos puestos de trabajo o participación en proyectos organizacionales sin preferencias de género o por razones de discapacidad, enfermedad, etnia, condición indígena o tribal, raza, religión, sexo, orientación sexual, opinión política o de otra índole.

Derechos laborales

Respetamos los derechos laborales, no toleramos el trabajo infantil, forzoso o en condiciones que atenten contra la salud y la seguridad del empleado, contratista o asesor. Respetamos la libertad de asociación y velamos por una sana convivencia.

Prevención de corrupción, la Opacidad, el Fraude y la gestión antisoborno

En Clínica la Ermita de Cartagena tenemos cero tolerancias a la corrupción, opacidad, al fraude y al soborno en cualquiera de sus modalidades. En consecuencia, prevenimos la ocurrencia de actos relacionados con dichas conductas, alineados con la normativa legal vigente, con la incorporación de metodologías para prevenir, detectar y responder ante las situaciones irregulares mediante las Políticas Antifraude, Anticorrupción y Antisoborno. Conservamos nuestra cultura de integridad, ética y transparencia, reportando posibles situaciones de alerta al oficial de cumplimiento y/o la línea de ética.

Principios de responsabilidad frente al medio ambiente

La gestión ambiental para Clínica la Ermita de Cartagena está concebida como parte integral de la gestión de los procesos y ha sido establecida en forma consistente con otras políticas del Sistema Integrado de Gestión, con visión de largo plazo que responda a las expectativas de nuestros grupos de interés.

Todos los colaboradores de la compañía reconocen y se comprometen con los lineamientos de la Política de Gestión Ambiental y con los planes del comité GAGAS (Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria).

Por lo cual, el cuidado del medio ambiente se constituye en un principio de valor para la compañía.

Sistema de administración de riesgos del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT)

SARLAFT como obligación: Con base en la Circular Externa 009 de abril de 2016, Clínica la Ermita de Cartagena está obligada a implementar un sistema de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, adecuando todas sus políticas, procedimientos y funcionamientos acorde a este sistema, así como velar por el conocimiento y cumplimiento por parte de sus empleados.

Definición SARLAFT: Es el sistema que se debe adoptar para la promoción de la cultura de la administración de los riesgos provenientes asociados al Lavado de Activos y la Financiación del terrorismo y así prevenir incurrir en conductas ligadas a estos comportamientos.

Con esto, el personal de Clínica la Ermita de Cartagena tiene la responsabilidad y la obligación de efectuar reportes sobre aquellos clientes y personal de quienes se sospechen que lleven a cabo actividades relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

Parágrafo: Por actividades se refieren a todas aquellas operaciones, transacciones, contratos, usos indebidos, entre otros que configuran un riesgo para la entidad.

Oficial de cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento, o máxima persona encargada del cumplimiento del SARLAFT, es un funcionario de Clínica la Ermita de Cartagena encargado de verificar el cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de la entidad, así como de la implementación del SARLAFT.

Es un funcionario de mínimo segundo nivel jerárquico dentro de la Entidad, que depende directamente del Órgano de Administración o Dirección dentro de la estructura organizacional y funcional de la entidad, y, es nombrado por la Junta Directiva o quien haga sus veces. A su vez, es el encargado de realizar los reportes a la UIAF y a la Superintendencia Nacional de Salud. Dicho funcionario podrá ser nombrado con la entrada en vigencia de la Circular o su función podrá ser delegada a un funcionario ya existente en la entidad vigilada siempre y cuando reúna las condiciones ya reseñadas y las señaladas en el numeral 6.2.1 de la Circular Externa No. 009 de 2016, nombrándolo como cargo adjunto o de desempeño alterno a otra función que realice en la entidad.

Capacitación

Clínica la Ermita de Cartagena tiene la obligación de proporcionar a todo su personal la capacitación adecuada que les permita actuar contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Cada capacitación deberá contener los siguientes temas:

• Un conocimiento de las normas y reglamentos (tanto internas como nacionales).
• Una consciencia sobre la real problemática que genera y desencadena las actividades delictivas y el lavado de activos.
• La capacidad de determinar cuándo una actividad o un individuo debe ser calificado y tratado como sospechoso.
• Una clara comprensión de su responsabilidad.

Tales capacitaciones hacen parte de las funciones del Oficial de Cumplimiento, quien se encargará junto con la colaboración del Comité SARLAFT, del desarrollo de programas internos para las capacitaciones. El programa debe contemplar como mínimo en forma anual, capacitación dirigida a todos los empleados y directivos de la empresa, con el fin de instruirlos y actualizarlos en el cumplimiento de la normatividad vigente sobre el LA/FT.

El contenido de las capacitaciones debe ser periódicamente revisado y actualizado de acuerdo con las necesidades que se vayan detectando. Para valorar la efectividad, la empresa debe evaluar las capacitaciones y adoptar los mecanismos que se consideren pertinentes para corregir las deficiencias.

Prevención

Para prevenir que Clínica la Ermita de Cartagena o alguno de sus empleados sean utilizados en el desarrollo de actividades de lavado de activos y financiación del terrorismo, el Gerente, a través de las diferentes gerencias y direcciones verificará que desde las áreas institucionales se asegure:

• La aplicación de procedimientos apropiados de identificación de clientes.
• Una adecuada capacitación al personal, con el fin de generar una mayor conciencia del riesgo que las actividades de lavado de activos y financiación del terrorismo, que inciden en la reputación y supervivencia de la compañía.
• La existencia y aplicación de procedimientos adecuados para la conservación de registros.
• Un adecuado monitoreo continuo de todos los empleados y clientes.

Reportes

Cuando hayan sido detectadas o se sospeche la existencia de actividades de lavado de activos y financiación del terrorismo, se deben realizar las respectivas notificaciones internas y externas a las autoridades pertinentes.

Así mismo, se deberán presentar informes alertando cualquier situación que sea o pueda considerarse sospechosa.

Reportes internos: Los reportes internos son de uso exclusivo de Clínica la Ermita de Cartagena.

Reportes externos: Los reportes externos se harán ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), conforme a las instrucciones impartidas en los anuales y formatos contenidos en la página de la UIAF (www.uiaf.gov.co/reportantes).

Reportes de operaciones intentadas y operaciones sospechosas (ROS): Una operación intentada o una operación sospechosa debe reportarse de manera inmediata como ROS directamente a la UIAF, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual la entidad toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que Clínica la Ermita de Cartagena tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en la Circular Externa 009 de abril de 2016 y/o dentro del manual de políticas de Clínica la Ermita de Cartagena.

El envío del ROS a la UIAF no constituye denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para Clínica la Ermita de Cartagena, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la ley 190 de 1995. Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Ninguna persona de Clínica la Ermita de Cartagena podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto de la ley 526 de 1999.

Parágrafo: Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral, los sujetos obligados deberán entender por reporte de manera inmediata, el lapso que transcurre entre que el sujeto obligado toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa y documentarla, plazo que en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario.

Reporte de ausencia de operaciones intentadas y operaciones sospechosas: Si durante el mes inmediatamente anterior, Clínica la Ermita de Cartagena no realizó ningún ROS a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente deberá reportar a la UIAF que durante el mes anterior no efectuaron Reporte de Operaciones Sospechosas.

Reporte de transacciones en efectivo: Todos los sujetos vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud a los que le compete la aplicación de la circular, deberán reportar mensualmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, todas las transacciones en efectivo realizadas en un mismo día por parte de una misma persona natural o jurídica, por un valor igual o superior a cinco millones de pesos M/CTE ($5.000.000) y/o su equivalente en otras monedas.

Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Todos los sujetos vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud a los que le compete la aplicación de la circular, deberán reportar mensualmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, todas las transacciones en efectivo realizadas por parte de una misma persona natural o jurídica en el mes inmediatamente anterior, que en su conjunto iguale o supere la cuantía de veinticinco millones de pesos ($25.000.000) M/CTE, y/o su equivalente en otras monedas durante el mes objeto de reporte. El reporte de transacciones en efectivo se realizará en un único archivo relacionando las operaciones múltiples y luego las individuales.

Reporte de ausencia de transacciones en efectivo: Todos los sujetos vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud a los que le compete la aplicación de la circular, que no hayan reportado transacciones en efectivo, bien sea individuales o múltiples durante el mes inmediatamente anterior, deberán reportar este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.

Otros reportes: La UIAF podrá establecer otros reportes y/o controles para ser entregados en los términos de periodicidad que determine, de acuerdo con los riesgos y vulnerabilidad de LA/FT detectados en la actividad.

Documentos y registros del SARLAFT

Clínica la Ermita de Cartagena conservará todos los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, incluidas las establecidas en el manual sobre SARLAFT de Clínica la Ermita de Cartagena, por el término de 5 años.

Los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, serán conservados en forma centralizada secuencial y cronológica en la oficina del Oficial de Cumplimiento, junto con los respectivos informes a la UIAF.

La copia de los Formularios de Conocimiento del cliente, serán archivados en cada una de las carpetas con los demás documentos relacionados con la operación, negocio y/o contrato. Para tal efecto, se seguirá el procedimiento establecido por cada Dirección Corporativa para el archivo de documentos.

Sanciones

La inobservancia, desconocimiento, inaplicación o incumplimiento de lo previsto en el Manual SARLAFT y de las disposiciones en materia de Prevención y Control del lavado de activos y Financiación del Terrorismo, puede generar en consecuencias civiles, penales, administrativas, disciplinarias, laborales entre otras.

Es función de Clínica la Ermita de Cartagena, representado por medio de su Oficial de Cumplimiento, reportar al Representante Legal y demás órganos administrativos las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los miembros de la empresa.

Clínica la Ermita de Cartagena está comprometida con el correcto, legal y transparente funcionamiento de la misma, por lo tanto expone que tanto el lavado de activos como la financiación del terrorismo, representan el peligro en que se encuentra cualquier persona jurídica a ser utilizada como medio para actividades ilícitas, por esto, sin perjuicio de las acciones tomadas por la entidad de supervisión, el funcionario podrá verse abocado dentro de un proceso penal por los siguientes delitos, todos contenidos dentro de la normatividad penal, Ley 599 de 2000, a saber:

Lavado de Activos <Artículo 323 C.P.> “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro, extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionado con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o le dé a los bienes provenientes de dichas actividades la apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá en pena de prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales.”

Financiación del Terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada <Artículo 345 C.P.> “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Conocimiento del cliente

Uno de los principales objetivos del SARLAFT en Clínica la Ermita de Cartagena, consiste en evitar que ésta sea utilizada como instrumento para el Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo. Por esta razón, es indispensable el permanente conocimiento de los clientes tanto los actuales como los potenciales, habituales u ocasionales. Mediante el diligenciamiento de un formulario creado por Clínica la Ermita de Cartagena se pretende dar efectivo cumplimiento a este punto obligatorio para la entidad, donde se establecen una serie de preguntas mediante las cuales sea aclarada la información de sus operaciones y conexión con la entidad con el fin de evitar el riesgo de contagio al que está expuesto Clínica la Ermita de Cartagena.

Los soportes y la verificación del conocimiento de clientes y usuarios, implica recaudar y conservar como mínimo información que permita identificar a la persona natural o jurídica por un término no menor a cinco (5) años.

Para el análisis de las operaciones con clientes y usuarios, la entidad construirá una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Para los casos de proveedores, grupos de factor y clientes, la identificación del cliente usuario será obligatoria dentro del diseño de las políticas de la Junta Directiva de Clínica la Ermita de Cartagena o quien haga sus veces.

Las metodologías desarrolladas para conocer al cliente permiten a la empresa por lo menos:

• Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica y con valores que pretenda asegurar.
• Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.
• Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
• Consultar las bases de datos disponibles para validar información y en caso de coincidir en forma total con los datos de alguna de ellas, descartar la vinculación del cliente con la empresa.

La información contenida dentro de los formularios suministrados por el cliente, usuario o proveedor será verificada por el Oficial de Cumplimiento. De tal verificación se dejará evidencia escrita.

Si dentro del proceso de verificación, la entidad no puede realizarla por causa del cliente actual como potencial, o se concluye que la información no corresponde a la realidad, se constituye en señal de alerta y por tanto se debe informar al Oficial de Cumplimiento para analizar la operación inusual.

Parágrafo: La empresa se puede abstener de entablar relaciones comerciales cuando la información no pueda verificarse o no corresponda a la realidad.

Gestión del código de ética

Todos somos responsables de velar por el cumplimiento del Código de Ética, para ello empleados, asesores, proveedores, contratistas, clientes, accionistas, inversionistas y todos nuestros grupos de interés cuentan con canales que facilitan la denuncia de cualquier situación que atente contra lo enunciado en este documento.

Línea ética

En Clínica la Ermita de Cartagena proveemos canales para conocer situaciones irregulares que se presenten en la compañía y que vayan en contra del presente código, y por lo que contamos con una Línea Ética, herramienta que puede ser usada de manera anónima por cualquiera de nuestros grupos de interés. Mediante este canal se pueden reportar situaciones como Revelación de Información Confidencial, Fraude, Conflictos de Interés o cualquier otro comportamiento irregular que viole las políticas de la empresa.

Los reportes realizados a la línea ética deben ser completos, oportunos y veraces protegiendo siempre a quien reporta de buena fe, y la información registrada por esta se regirá por los siguientes lineamientos:

• Responsabilidad de reportar: Los empleados de Clínica la Ermita de Cartagena, a todo nivel, tienen una responsabilidad para con la institución de reportar conductas irregulares que vayan en contra de lo especificado en el Código de la empresa y que comprende comportamientos como mal uso de recursos, conflicto de interés, revelación de información confidencial, lavado de dinero, situaciones de corrupción, entre otros.
• Buena Fe: Las personas que reportan a la línea ética se obligan a que actúen de buena fe y que tengan elementos para creer que la información entregada sea verídica y que de indicios de violación a las políticas y regulaciones de Clínica la Ermita de Cartagena.
• Reportes Falsos y Maliciosos: Para cualquier reporte en donde se encuentre que la información suministrada ha sido manipulada para desinformar, o donde se determine que de conocimiento previo se entregue sabiendo que esta es falsa, se tratará el caso como una falta disciplinaria grave de la persona que reporta.
• Confidencialidad: La identidad de la persona que reporta a la Línea ética será manejada de forma confidencial en los casos donde el denunciante lo solicite, y las investigaciones se realizarán de una forma discreta para no revelar los detalles de la fuente. Sin embargo, está política de confidencialidad no aplicará para situaciones en las que se determine la existencia de mala fe en el reporte.
• No Retaliación: Cualquier persona que reporte información de buena fe, no podrá ser víctima de acoso, retaliaciones, o cualquier otra forma de maltrato. En el caso que se incumpla con lo anteriormente citado, la persona que ejerza acciones contra el denunciante será sujeto de investigaciones disciplinarias que pueden llevar hasta la terminación del contrato laboral.

Comité de ética

Clínica la Ermita de Cartagena cuenta con un Comité de Ética, conformado por un grupo interdisciplinario designados por la Alta Gerencia, siendo un número impar, igual o mayor a tres (3). Si el tema de discusión implica directamente al Gerente, un número impar, igual o mayor a tres (3), de directores de la Junta Directiva accionará como Comité. Los Órganos podrán acudir al concepto de un tercero o contar con invitados especiales cuando, a su juicio de los temas a tratar lo ameriten.

Funciones

• Determinar las acciones y mecanismos necesarios para la divulgación y socialización permanente del Código.
• Construir, coordinar y aplicar estrategias para fortalecer los pilares de conducta ética al interior de la compañía.
• Apoyar a la Junta Directiva u órgano equivalente en sus funciones de resolución de conflictos de interés.
• Elaborar los programas necesarios para la divulgación y difusión de los principios y valores éticos de la entidad.
• Crear y apoyar las actividades para la actualización del Código de Ética y de Buen Gobierno, en lo relacionado con temas de Conducta, cuando así se necesite.
• Construir lineamientos de la Política Antifraude, Anticorrupción y Antisoborno para la entidad e implementar un programa empresarial de cumplimiento, de acuerdo con las directrices dadas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia.
• Hacer seguimiento a la aplicación de las disposiciones de este Código, así como las medidas sancionatorias cuando se evidencie su omisión y/o incumplimiento.
• Analizar los mapas de riesgos éticos para definir estrategias de aseguramiento y control.
• Analizar la información reportada y el cierre de los casos recibidos por la Línea Ética.

Reuniones: Se deben realizar reuniones trimestrales en la que se cubran las diferentes funciones, en caso de presentarse situaciones relevantes deben reunirse de manera extraordinaria.

Aplicación de sanciones

El incumplimiento a este Código, voluntariamente o con culpa grave, por acción u omisión, las faltas o actos impropios están sometidos a las acciones disciplinarias correspondientes, de conformidad con las normas legales en materia laboral y contractual, el Reglamento Interno de Trabajo y las demás reglamentaciones internas de la Compañía.

En el caso de empleados, pueden conducir a la imposición de sanciones disciplinarias e incluso a la terminación de la relación laboral o contractual. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales de responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar.

En las acciones sancionatorias adelantadas por Clínica la Ermita de Cartagena, se respetará el derecho de defensa de las personas involucradas.

Es necesario que cada empleado de Clínica la Ermita de Cartagena sea responsable de sus actos, ante denuncias falsas o malintencionadas, la compañía adoptará medidas legales y disciplinarias procedentes.

Procesos que contribuyen a la gestión

• Talento Humano: Se compromete a realizar la socialización del Código de Ética entre todos los colaboradores dejando constancia y registro de su conocimiento y aprobación.
• Área de Riesgos: Evalúa la observancia de las disposiciones contenidas en el Código de Ética y Buen Gobierno.
• Gobierno Corporativo y Compliance: Se encarga de realizar la revisión periódica del documento y/o modificarlo cuando se deban incluir nuevos procedimientos o modificar los actuales.
• Comité de Ética: Es el organismo que define y vigila el cumplimiento del Código de Ética.

Resolución de controversias

Cuando un usuario y/o un colaborador considere que se ha violado o desconocido una norma de este Código de Buen Gobierno, podrá dirigirse por la Dirección de Servicio y Experiencia del Usuario o a la Dirección de Talento Humano, según sea el caso. Dichas dependencias deberán responder la reclamación o la remitirán a la Gerencia General para su estudio.

Mecanismos para la difusión y socialización permanente del código

Clínica la Ermita de Cartagena se compromete con la implementación de mecanismos que garanticen la difusión y socialización permanente de las disposiciones del Código de Ética a todos los grupos de interés de la compañía, a través de distintas herramientas pedagógicas tales como elementos multimedia de comunicación, redes sociales internas, formaciones virtuales y presenciales, entre otros.

El código de ética de Clínica la Ermita de Cartagena del mismo modo, se guiará para su difusión y socialización por los siguientes aspectos:

Disponer de un equipo promotor permanente

Los procesos de difusión, comunicación y despliegue del contenido del presente código estarán en primera instancia a cargo del Gerente General, Gerentes, Comité de Ética, director Jurídico, directores y Líderes de procesos y programas, quienes coordinarán al interior de sus áreas jornadas especiales de comunicación, presentación y análisis de los contenidos del código de ética de la entidad.

Información permanente

El código de ética de Clínica la Ermita de Cartagena se encuentra publicado en la página web de la institución. Éste será de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte del personal que preste sus servicios a la institución.

Actualización del código de ética

Los Códigos de Ética y de Buen Gobierno deberán estar acordes con la Constitución Nacional, el desarrollo normativo del Sistema de Seguridad Social en Salud y de aquellas normas particulares que le sean propias a cada institución.

La actualización correrá a la par de los cambios de los planes estratégicos institucionales y del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, en el evento que la Clínica esté obligada a observarlo y acatarlo.

Las enmiendas o actualizaciones que se realicen a los Códigos deberán ser informadas a la Superintendencia Nacional de Salud y a los usuarios, en un plazo no mayor a los (10) diez días hábiles siguientes a su ocurrencia (Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud).

Reforma del Código

El Código podrá ser reformado por decisión de la Junta Directiva. Por esta razón, tanto los códigos primarios como cualquier modificación que se haga a los mismos, serán puestos a consideración de los trabajadores por al menos dos (2) días hábiles, por vía e-mail o cualquier medio escrito, para que dentro de dicho término presenten sus observaciones, las cuales serán evaluadas por la Junta Directiva o la comisión designada para ello y de esta manera surtirse su aprobación definitiva.

Capítulo II: Código de buen gobierno de Clínica la Ermita de Cartagena

Objeto del código de buen gobierno

El Código de Buen Gobierno, es el documento de Clínica la Ermita de Cartagena, en el cual se plasman la filosofía, los principios, las reglas y las normas que rigen el manejo de las relaciones entre la Administración, la Junta Directiva y todos los colaboradores. Las disposiciones aquí consignadas complementan lo establecido en la normatividad legal aplicable y hacen parte de la cultura Corporativa de la Clínica.

El código de Buen Gobierno, es el compromiso de transparencia y eficiencia declarado por la Junta Directiva, que garantiza los principios de integridad, Ética clínica, adecuada administración de sus asuntos, el respeto de sus accionistas y de quienes inviertan en ella y los mecanismos idóneos de divulgación de la información.

Para lograr los objetivos propuestos, se requiere del trabajo solidario, continuo y persistente de todo el equipo que se encuentre involucrado, sin importar la posición que cada uno desempeñe, por lo que estas herramientas de trabajo deben ser reglas de conducta, de obligatorio cumplimiento, a fin de establecer los cimientos de una entidad ejemplar y próspera.

El código hace parte del Proceso de Direccionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Clínica y permanece disponible, para ser consultado por los accionistas, inversionistas y el público en general, en los términos y condiciones que reglamenta la ley y el mismo.

Contenido

Pretende direccionar a los responsables de la toma de decisiones de la Organización. Sus contenidos están sujetos a actualizaciones debidos a los permanentes cambios del medio.

Alcance del código de buen gobierno

Este código de buen gobierno es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de Clínica la Ermita de Cartagena, ya sea vinculado de manera directa o por las empresas temporales o mediante contrato de prestación de servicios.

Estructura organizacional

Clínica la Ermita de Cartagena, cuenta con una estructura organizacional participativa y creativa que permite transmitir información permanente para responder a los restos institucionales y a los compromisos adquiridos con sus clientes y la comunidad. La estructura organizacional de la Clínica y las funciones de quienes la integran, pueden ser consultadas en el organigrama, documento que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad de Clínica la Ermita de Cartagena.

Asamblea general

La Asamblea General de Accionistas de Clínica la Ermita de Cartagena, como órgano principal de gobierno y decisión de la sociedad, está compuesta por los accionistas inscritos en el libro de registro de acciones, quienes se constituyen en Asamblea Ordinaria.

Junta Directiva

Además de sus deberes como administradores, los miembros de Junta Directiva en ejercicio de sus funciones, deberán tener en cuenta:

• Sus decisiones serán tomadas con independencia y autonomía, con base en una información fluida, transparente e integral.
• Asistir a las reuniones de Comités y otras y contribuir efectivamente a la formación de la voluntad del órgano.
• Velar porque el Sistema de Administración del Riesgo sea una herramienta que permita fortalecer la gestión de los procesos, personas, infraestructura, tecnología y eventos externos a la Clínica.

Representación legal

• Representará a la sociedad judicial y extrajudicialmente y podrá enajenar a cualquier título los bienes sociales, muebles o inmuebles.
• Hipotecar bienes raíces, dar en prenda bienes muebles, alterar la forma de unos y otros, hacerse parte de los procesos en que se ventile la propiedad o la posesión de ellos, transigir y comprometer en los negocios sociales de cualquier índole, siempre que estos correspondan al giro ordinario de la sociedad.
• Recibir dineros en mutuo, mercancías a crédito y en consignación, constituir apoderados especiales y delegarles las facultades ciertas y determinadas que fueren indispensables en cada caso.
• Girar, otorgar, endosar, aceptar y avalar toda clase de títulos valores, etc., al cumplido desarrollo del objeto social.
• Adicionalmente, la sociedad contará con un Subgerente, quien tendrá todas las funciones y atribuciones de representante legal, tanto en ausencia temporal o definitiva del Gerente, como en cualquier momento.
• El representante legal será designado por la Asamblea por periodo indefinido, pero podrá ser removido libremente en cualquier momento.

Alta dirección

Las responsabilidades encomendadas a la “Alta Dirección”, están a cargo de la Junta Directiva y para algunas actividades (documentadas) el director y el subdirector Administrativo.

Nivel gerencial

Las responsabilidades encomendadas al “Nivel Gerencial”, están a cargo del director, el subdirector Administrativo, los Coordinadores y los Líderes.

Todos los miembros estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en el Código de Comercio y en las Leyes y normas que las modifiquen o sustituyan.

Director

• Es el encargado de ejecutar las decisiones y órdenes de la Junta Directiva, dirige y administra la Clínica y lleva la representación legal principal de la misma.
• Es elegido por la Junta Directiva atendiendo criterios de idoneidad, conocimientos, experiencia y liderazgo.
• Su remuneración es la señalada por la Junta Directiva, atendiendo la complejidad de la Clínica, la responsabilidad del cargo y las directrices del mercado.
• Las funciones del Director están señaladas en el Manual de Funciones de la Clínica.
• Corresponde a la Junta Directiva evaluar al Director.

Comités operativos de gestión administrativa

En el desarrollo de las actividades empresariales, Clínica la Ermita de Cartagena tiene establecida la realización de Comités de apoyo a la gestión administrativa que operan como órganos consulta, de definición de acciones específicas y de seguimiento. En las unidades empresariales, por su parte, en cumplimiento del direccionamiento empresarial y de la normatividad vigente en materia de habilitación, se tienen establecidos una serie de comités que funcionan en igual sentido: como órganos consulta, de definición de acciones específicas y de seguimiento a las actividades asignadas. Entre ellos:

Políticas de buen gobierno para la administración de Clínica la Ermita de Cartagena

El Código de Buen Gobierno se constituye en pilar del desarrollo gerencial y directivo de Clínica la Ermita de Cartagena; así mismo, el presente Código es un instrumento de transparencia y confianza ente los diversos públicos y grupos de interés, por lo cual; para Clínica la Ermita de Cartagena las relaciones se fundamentan en una gestión integra, eficiente con una adecuada administración de los recursos y asegurando la integralidad de la ética profesional.

Política de calidad

Somos una institución de salud comprometida con nuestros clientes en la gestión del riesgo y la prestación oportuna, segura y humanizada del servicio; que, mediante el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad, busca satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Política de seguridad del paciente

Clínica la Ermita de Cartagena se compromete con una atención segura en salud, centrada en el usuario y su familia que, mediante el diseño de procesos de atención e identificación de riesgos, reduzca la ocurrencia de incidentes y eventos adversos, promoviendo el reporte oportuno, la mejora continua y la cultura de seguridad del paciente.

Política de comunicación e información

Clínica la Ermita de Cartagena establece Dotar a todo el personal autorizado, de equipos de cómputo y software autorizado que permitan la entrada, salida y el procesamiento automatizado de la información:

• Realizar las capacitaciones concernientes al tema políticas de seguridad de manera inmediata a la dotación de equipos informáticos.
• Mantener la integridad, confiabilidad, disponibilidad y organización sistemática de los datos, para un fácil manejo, clasificación e identificación de los mismos.
• Delimitar el tráfico, uso y generación de información tanto a nivel interno como externo.
• Implementar mecanismos y protocolos de gestión documental que promuevan la seguridad, digitalización y automatización de la información.

Política de humanización

Clínica la Ermita de Cartagena, se compromete a brindar un trato humanizado a los usuarios, garantizando y respetando la privacidad en la atención, de igual forma a la comunidad y los compañeros de trabajo, por ellos, excluimos cualquier forma de maltrato, discriminación, agresión e indiferencia.

Desarrollando la labor diaria aplicando los principios de servicio humanizado y seguro, participación comunitaria y equidad; y los valores institucionales de respeto, ética, integridad y responsabilidad.

Política ambiental

Clínica la Ermita de Cartagena, mediante la prestación de servicio en salud, establece un compromiso con el medio ambiente, proporcionando estrategias a través del uso racional de la energía y agua, demostrando un desempeño ambientalmente sano, controlando las actividades de generación y gestión de residuos y promocionando actividades de reciclaje, con el fin de garantizar el desarrollo sostenible de la institución.

Política de seguridad y salud en el trabajo

Clínica la Ermita de Cartagena; en sus actividades de atención de servicios en salud especializados en las unidades donde opera, reconoce la importancia del talento humano para lograr un servicio oportuno y se compromete desde el más alto nivel de la organización en:

• Implementar, mantener y garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Preservar la seguridad y salud de los trabajadores desarrollando actividades de promoción y protección de la salud.
• Promover una cultura de bienestar, autocuidado y seguridad entre sus empleados propios, contratistas, visitantes y demás partes interesadas.
• Identificar los peligros y valorar los riesgos que permitan fomentar ambientes de trabajos seguros para prevenir accidentes y enfermedades laborales.
• Garantizar el cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Clínica la Ermita de Cartagena direcciona los recursos financieros, humanos, técnicos y tecnológicos, para la mejora continua del SG-SST de la empresa.

La presente política será revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con los cambios y en cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Seguridad y salud en el trabajo.

La política será difundida al COPASST, a sus colaboradores en todos los niveles y partes interesadas, generando interacción y compromiso en el cumplimiento de la misma.

Esta política tiene alcance sobre todos los centros de trabajo y todos los colaboradores, independiente de su modalidad de contratación o vinculación, incluyendo a contratistas y subcontratistas.

Política de gestión de recursos físicos

Clínica la Ermita de Cartagena provee ambientes físicos seguros, aseados, confortables, libres de humo, contaminación auditiva y visual para sus colaboradores, usuarios y familias; realizando adquisición de equipos e insumos que cumplan con las condiciones de calidad requeridas para el funcionamiento de la institución.

Política financiera

Clínica la Ermita de Cartagena genera rentabilidad financiera que permiten cubrir las obligaciones adquiridas para su operación y sostenibilidad; contando con un sistema de costo por actividad que contribuye a la toma de decisiones y a las buenas relaciones con los aliados estratégicos, garantizando flujo de caja y sostenibilidad económica.

Política de Gestión de Riesgo

La gestión de riesgos proporciona una alta severidad para identificar las posibles oportunidades o amenazas que hacen parte de la operación diaria y selecciona entre las posibles alternativas de respuesta a las amenazas o a las oportunidades, la más viable y efectiva para alcanzar los resultados esperados.

Grupos de interés de la clínica

Serán considerados Grupos de interés o “Stakeholders” aquellos que se involucran en todos los ámbitos de Clínica la Ermita de Cartagena y las personas sobre las cuales tiene influencia la institución. Se consideran Grupos de Interés entre otros: Los usuarios, asociaciones de usuarios, colaboradores, competidores, los contratistas, los benefactores, los grupos de apoyo, los organismos reguladores de control y vigilancia, la comunidad, los proveedores de bienes y servicios de la sociedad y la comunidad empresarial. La Gerencia, soportada por el Grupo Primario de Gerencia y con base en el Sistema de Gestión de la Calidad, asegura que los requisitos del cliente se determinen, se entiendan y se cumplan para incrementar la satisfacción de éste, apoyándose en acciones de medición, planeación, seguimiento y mejora continua.

Para efectos de lo anterior, se entiende que el sistema de gestión de la calidad es un modelo de gestión que permite describir una estrategia de negocios con objetivos e indicadores de actuación incluyendo a todos los niveles de organización para tener un enfoque práctico en el desarrollo de procesos de gestión hacia la calidad y productividad.

Clínica la Ermita de Cartagena regula los mecanismos para la divulgación de información financiera y no financiera, y para el manejo de las relaciones con los diferentes grupos de interés que participan en ella.

Los grupos de interés se definirán a partir del reconocimiento de las personas naturales o jurídicas, sectores e instituciones con que mayor relación tenga la organización.

Cada una de estas relaciones cuenta con una filosofía y con lineamientos generales de manejo y coordinación, con el fin de otorgarles plenas garantías acerca del funcionamiento de la Sociedad y una adecuada protección de sus derechos.

Mecanismos de información

Clínica la Ermita de Cartagena promoverá que la información que reciban la alta gerencia y demás, veraz y oportuna; para lo cual cuenta con los siguientes mecanismos de información:

Información sobre el desempeño

La clínica realiza procesos de evaluación y verificación de resultados a sus administradores y colaboradores, con base en los objetivos de la Institución. El director diseña y propone a la Junta para su validación y aprobación, el Direccionamiento Estratégico, en el cual desde las perspectivas (financiera, de cliente, de productividad y eficiencia y aprendizaje organizacional y desarrollo del talento humano), se definen los qué y cómo se desarrollará la clínica; éstos incluyen los objetivos y metas asociadas y los indicadores para medir sus resultados.

De acuerdo con el Direccionamiento Estratégico se diseña el Plan Estratégico Operativo Anual y el presupuesto, como instrumentos para evaluar la gestión clínica en todos los niveles de la Institución.

Información relevante

Clínica la Ermita de Cartagena dará estricto cumplimiento a la obligación de informar los asuntos que considere relevantes o que, según la normatividad, se encuentre obligada a revelar, a través de los mecanismos de divulgación de información establecidos por la Sociedad.

Página web corporativa

Clínica la Ermita de Cartagena destaca la vital importancia de su página web como medio idóneo a través de los cuales la organización revela información relevante a sus grupos de interés, interactuando de esta forma con sus grupos de interés y público en general.

Objetivos para el manejo de los grupos de interés

• Reconocer y proteger los derechos de los Grupos de interés de índole legal y/o contractual.
• Fomentar la participación y cooperación para garantizar la adecuada protección de los derechos de los usuarios y demás actores del sistema.
• Desarrollar mecanismos o acciones de mejora que involucren a los Grupos de Interés.

Las relaciones de Clínica la Ermita de Cartagena con el gobierno y con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo normas éticas.

Mecanismos y evaluación de control

Evaluación de desempeño de colaboradores

Es el instrumento que se utiliza para atraer, mantener y retener el talento humano que la clínica necesita para desarrollar su gestión, alcanzar la visión y lograr el desarrollo integral hombre-Clínica.

Evaluación y medición

La Clínica realiza procesos de evaluación y verificación de resultados a sus administradores y colaboradores, con base en los objetivos de la Institución.

El Plan estratégico operativo anual

Es el instrumento focalizador del actuar de la Clínica, contiene las acciones requeridas que debe emprender la Clínica para alcanzar los objetivos y resultados fijados en el Cuadro de Mando Integral, proceso que se desdobla en cascada a todos los niveles de la Clínica.

El Presupuesto

Es la planeación de los ingresos y egresos de la Clínica de acuerdo con los objetivos trazados. En la fase de apertura de la Clínica se planea como el proceso que debe ser implementado por el nivel gerencial, una vez que haya iniciado operaciones. Esta herramienta de manejo financiero permitirá la planeación, el seguimiento y el control de las operaciones de la Clínica, apoyará la toma de decisiones y reflejará el efecto en el corto plazo que sobre la situación financiera e indicadores tendrán dichas decisiones.

La aprobación del presupuesto corresponderá a la Junta Directiva y la preparación y ejecución del mismo corresponderá al Director. El presupuesto permitirá realizar el seguimiento a los compromisos de la Clínica y a la asignación de los recursos financieros. Mensualmente cada nivel jerárquico de la Clínica evaluará, mediante los instrumentos de gestión fijados, el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos, analizarán los puntos problemáticos y se determinarán las propuestas de mejoramiento.

Los resultados serán difundidos periódicamente (no necesariamente mensualmente) al interior de la Clínica, previo análisis del Comité de Gerencia, por medio de presentaciones en todas las áreas y grupos de trabajo de la Clínica o su publicación en el sistema de Gestión de Calidad o cualquier otro mecanismo que se considere pertinente.

Sistemas de control

Instancias de control externos

Son básicamente los ejercidos por la Revisoría Fiscal:

Revisoría fiscal

Nombramiento: “La Clínica tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, quien lo reemplazará en sus faltas absolutas, temporales, o accidentales, serán designados por la Junta, para períodos de un (1) año, pero podrán ser removidos en cualquier tiempo y reelegidos indefinidamente”. Para su elección, la Clínica, considerando los requisitos establecidos para el cargo y efectúa las invitaciones pertinentes.

A. Requisitos: El Revisor Fiscal puede ser una firma con personería jurídica o persona natural de reconocido prestigio, que cumpla con los requisitos exigidos por la Ley y las políticas internas.

B. Funciones y Responsabilidades: Con el objeto de comunicar los hallazgos relevantes que realice y en general de cumplir a cabalidad las labores que le competen reglamentariamente, son funciones del Revisor Fiscal:

• Cerciorarse de que las operaciones que se celebren por cuenta de la sociedad se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Junta Directiva y a la Ley.
• Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta Directiva o al Director, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y el desarrollo de sus negocios.
• Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la IPS y rendir los informes a que haya lugar.
• Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la Junta Directiva, porque se conserve debidamente la correspondencia de la sociedad, los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones precisas para tales fines.
• Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia o a cualquier otro título.
• Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
• Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o informe correspondiente. Además, el informe del Revisor Fiscal a la Junta directiva deberá expresar si los actos de los administradores de la Sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la Junta Directiva, si hay y son adecuadas las medidas de control interno y las de conservación y custodia de los bienes de la Sociedad.
• Convocar a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
• Velar porque la Administración cumpla con los deberes específicos establecidos por los organismos de vigilancia, especialmente con los vinculados a los deberes de información y al Código de Buen Gobierno.
• Denunciar o poner en conocimiento de la autoridad disciplinaria o fiscal correspondiente, los actos de corrupción que haya encontrado en el ejercicio de su cargo, dentro de los seis (6) meses siguientes a que haya conocido el hecho o tuviera la obligación legal de conocerlo; evento aquel, en el que no operará el secreto profesional, sospecha de lo dispuesto en el Numeral 5 del Artículo 26 de la Ley 43 de 1990, adicionado por el Artículo 7 Ley 1474/11.

C. Inhabilidades e incompatibilidades: Además de las establecidas en la Ley y políticas internas, el Revisor Fiscal no podrá desempeñar o ejercer directamente o a través de terceros, servicios o actividades de consultoría, asesoría o cualquier tipo de contrato en Clínica la Ermita de Cartagena, que comprometa su independencia en el ejercicio del cargo.

D. Informe del revisor fiscal: En forma permanente la administración mantendrá en el domicilio principal de la administración, a disposición de los accionistas y de los inversionistas, el último informe del Revisor Fiscal.

Instancias de control interno

Sistema de control interno. Es el conjunto de elementos de la Clínica (recursos, sistemas de información, procesos, cultura, normatividad, estructura, metas, etc.), que tomados integralmente apoyan el logro de los objetivos de la Clínica.

Por ser la Clínica una Entidad sometida al Control y Vigilancia por parte de los entes de Inspección, Vigilancia y Control, está obligada a adoptar todas las medidas necesarias para lograr un apropiado y suficiente control.

Junta Directiva

La Junta Directiva debe procurar la existencia y gestión de un sistema de Control Interno Corporativo efectivo, que contribuya a que se logre la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones de la Clínica:

• Se protejan los recursos, buscando su adecuada administración.
• Se asegure la oportunidad y confiabilidad de la información.
• Se garantice la correcta evaluación y seguimiento de la gestión.
• Se vele por el cumplimiento de la legislación y la regulación, las políticas, normas y procedimientos internos.

Director

Como responsable del control interno le corresponde administrar y efectuar seguimiento de las normas mínimas de control interno, e implementar acciones correctivas recomendadas por la Auditoría Interna y Externa. La Auditoría Interna cumple responsabilidades de evaluación y vigilancia del control interno delegadas por la Dirección. Las principales responsabilidades del Director en materia de Control Interno son:

• Asegurar el cumplimiento de las políticas de la Clínica.
• Diseñar, implementar, administrar y efectuar seguimiento a los controles internos de la Clínica.
• Responder por la existencia, cumplimiento y efectividad de los controles internos.
• Implementar acciones correctivas recomendadas por la Auditoria Interna y la Auditoría Externa.
• Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, producto de las evaluaciones internas o externas.
• Velar porque el Sistema de Administración del Riesgo sea una herramienta que permita fortalecer la gestión de los procesos, personas, infraestructura, tecnología y eventos externos.

Auditoría interna

La Junta Directiva determinará los términos para la implementación del nivel de Auditoría Interna, que se encargaría de proponer el marco del sistema de Control Interno alineado con las mejores prácticas, y apoyar a la alta dirección de la Clínica, mediante la evaluación de la gestión como un todo, específicamente la del gobierno de la Clínica, el control y la administración de riesgos, brindando propuestas para su mejoramiento.

Actualización del código

Los Códigos de Ética y de Buen Gobierno deberán estar acordes con la Constitución Nacional, el desarrollo normativo del Sistema de Seguridad Social en Salud y de aquellas normas particulares que le sean propias a cada institución.

La actualización correrá a la par de los cambios de los planes estratégicos institucionales y del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, en el evento que la Clínica esté obligada a observarlo y acatarlo.

Las enmiendas o actualizaciones que se realicen a los Códigos deberán ser informadas a la Superintendencia Nacional de Salud y a los usuarios, en un plazo no mayor a los (10) diez días hábiles siguientes a su ocurrencia (Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud).

Mecanismos de difusión y socialización

Las modificaciones al Código de Ética y de Buen Gobierno una vez publicadas en el Sistema de Gestión de Calidad estarán a cargo del área de Talento Humano de la Clínica.

Adopción, vigencia, divulgación y reforma del código

Vigencia del Código

El Código entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de la Clínica. En caso de ser pertinente, el código podrá ser ajustado con los comentarios de los colaboradores, tendrá vigencia una vez la junta directiva o la comisión que ella designe, aprueben el código ajustado.

El código hará parte integral del contrato de trabajo y de los contratos con los proveedores de servicios de salud y de servicios administrativos o de cualquier índole.

Divulgación del código

El Código podrá ser consultado por colaboradores de la Clínica y por los grupos de interés de la Clínica en la Página web.

Reforma del Código

El Código podrá ser reformado por decisión de la Junta Directiva. Por esta razón, tanto los códigos primarios como cualquier modificación que se haga a los mismos, serán puesta a consideración de los colaboradores por al menos dos (2) días hábiles, por cualquier medio escrito o vía e-mail o cualquier medio escrito, para que dentro de dicho término presenten sus observaciones, las cuales serán evaluadas por la Junta Directiva o la comisión designada para ello y de esta manera surtirse su aprobación definitiva.

Este código modifica y sustituye cualquier disposición interna que le sea contraria.

El presente documento rige a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de la Clínica.